Bouwtekeningen, offertes en contracten delen: zo houd je projectdata veilig
Bij een gemiddeld bouwproject zijn al snel tientallen partijen betrokken: de opdrachtgever, de architect, de constructeur, installateurs, onderaannemers, leveranciers en de gemeente. Al die partijen wisselen voortdurend bestanden uit. Denk aan bouwtekeningen, BIM-modellen, offertes, planningen, foto’s van de bouwplaats en contracten. Dat gaat vaak snel en informeel, via e-mail of een gratis transferdienst. Handig, maar niet zonder risico.
Grote bestanden, gevoelige inhoud
Bouwbestanden zijn vaak groot. Een set tekeningen of een 3D-model past niet in een gewone e-mailbijlage. Daarnaast is de inhoud vaak gevoeliger dan het lijkt. Een offerte bevat prijsafspraken die een concurrent graag zou zien. Een contract bevat financiële en juridische afspraken. Bij renovatieprojecten van woningcorporaties gaat het soms om persoonsgegevens van bewoners, zoals namen, adressen en telefoonnummers. En bij bepaalde gebouwen zijn tekeningen van beveiliging of technische installaties vertrouwelijk.
Waar het in de praktijk misgaat
De meeste incidenten ontstaan niet door hackers, maar door gewone vergissingen:
- De verkeerde ontvanger. Een e-mailadres dat automatisch wordt aangevuld, en de offerte gaat naar de verkeerde Jan.
- Doorgestuurde links. Een downloadlink van een gratis dienst wordt doorgestuurd en belandt bij mensen die het bestand nooit hadden mogen zien.
- Geen zicht op wat er gebeurt. Je weet niet of en wanneer een bestand is gedownload, en je kunt een verzending niet meer terughalen.
- Onveilige aanlevering. Onderaannemers en klanten sturen documenten op hun eigen manier, via privémail of een willekeurige dienst.
Gaat het om persoonsgegevens, dan kan zo’n fout een datalek opleveren dat je moet melden.
Zo werk je veiliger, zonder vertraging
Kies voor verificatie van de ontvanger. Laat de ontvanger een code via sms of e-mail of een wachtwoord invoeren voordat hij het bestand kan openen. Een verkeerd geadresseerde mail leidt dan niet direct tot een lek.
Bewaar data binnen Europa. Dan weet je dat Europese privacyregels van toepassing zijn.
Houd controle na het versturen. Kies een oplossing waarmee je ziet of een bestand is gedownload en waarmee je een verzending kunt intrekken.
Regel ook de andere kant. Veilig delen werkt twee kanten op. Geef klanten, onderaannemers en leveranciers een vaste manier om bestanden veilig laten aanleveren mogelijk te maken, bijvoorbeeld via een uitnodigingslink. Dan hoeven zij geen account aan te maken en komt alles op één plek binnen.
Maak het makkelijk. Een oplossing die werkt vanuit Outlook wordt veel vaker gebruikt dan een apart systeem. Hoe kleiner de drempel, hoe kleiner de kans dat collega’s terugvallen op een gratis dienst.
Eén werkwijze voor het hele project
Het helpt om aan het begin van een project af te spreken hoe bestanden worden gedeeld. Leg vast welke documenten als vertrouwelijk gelden en via welke route ze worden verstuurd. Oplossingen zoals FileCap zijn gemaakt voor precies deze situatie: veilig mailen en bestanden delen voor bouwbedrijven, met grote bestanden, verificatie van de ontvanger, opslag binnen Europa en integratie met Outlook. Zo blijft het werk snel, en weet je zeker dat projectdata alleen bij de juiste mensen terechtkomt.
Samengevat
In de bouw draait alles om samenwerken, en dus om bestanden delen. Wie grote en gevoelige bestanden veilig verstuurt en ontvangt, voorkomt datalekken, beschermt prijsafspraken en houdt het overzicht. Met een paar duidelijke afspraken en de juiste tool kost dat nauwelijks extra tijd.
Bij een gemiddeld bouwproject zijn al snel tientallen partijen betrokken: de opdrachtgever, de architect, de constructeur, installateurs, onderaannemers, leveranciers en de gemeente. Al die partijen wisselen voortdurend bestanden uit. Denk aan bouwtekeningen, BIM-modellen, offertes, planningen, foto’s van de bouwplaats en contracten. Dat gaat vaak snel en informeel, via e-mail of een gratis transferdienst. Handig, maar…